«Лекс»

Использование ментальных карт в проектном управлении

Многих менеджеров и участников проектов приводят в восторг возможности применения ментальных карт при планировании проектов. Особенно нравится использование современных программ, которые значительно облегчают данную работу. Подобных программ достаточно много MindJet, ConceptDraw MINDMAP, MindManager, XMind и десятки других.

Для тех, кто желает попробовать данный инструмент или развить уже имеющиеся навыки ниже изложена основная последовательность действий по построению ментальной карты проекта.

Начало мозгового штурма. Напишите в центре листа несколько слов с темой проекта. Произвольно набросайте на карте связанные с проектом идеи и элементы. Как минимум, необходим список основных продуктов проекта и варианты действий по их созданию. Можно сразу для себя задать несколько направлений для анализа: заказчик, его потребности, продукты, наши действия, команда, ресурсы и т.д. Хорошо если у Вас появится избыточное число идей по каждому из направлений, ведь настоящее решение принимается только если имеется выбор.

Упорядочивание результатов. Сгруппируйте результаты мозгового штурма по типам и связям. Именно в данном аспекте большое преимущество дают программы по построению ментальных карт. В программе можно абсолютно свободно манипулировать объектами (связями, расположением, группировкой, форматом и т.д.).

Проверка полноты и соответствия. На данном этапе можно воспользоваться методом ВИСИ (взаимно исключающее и взаимно исчерпывающе). Каждый уровень веток карты проверяем на возможность дополнения или исключения, объединения или разъединения элементов, изменения формулировки фраз. Идеальная картина, если подтемы на 100% раскрывают родительскую тему на каждом уровне, нет повторений в одной и разных ветках, каждый элемент понятен с точки зрения исполнителя, сроков, необходимых ресурсов. Имеет смысл создать ветку для «прочего», которое до конца не понятно и не связано с остальными элементами. Кроме того, важно согласовать результаты мозгового штурма с заказчиком проекта.

Ссылки. Работая в программе можно создать из ментальной карты визуально понятную базу данных проекта, путем создания в элементах гиперссылок на файлы, Интернет страницы, почтовые адреса.

Создание задач и контрольных точек. В большинстве программ имеется возможность задать элемент карты как задачу, с указанием сроков выполнения, исполнителя, трудоемкости. Имеется возможность отслеживать выполнение данных в самой карте, а также можно выгрузить данные в программы личного и проектного планирования.  Подтемы карты можно расположить в календарном порядке слева направо или сверху вниз. При таком расположении можно задать визуально ключевые контрольные точки на шкале времени проекта.

Визуальные метки. Дальнейшая работа с картой станет гораздо удобнее, если добавить специальные маркеры в элементы карты (телефон, решение и т.п.). В таком случае появится не только визуальная ориентация в карте, но и возможность фильтровать элементы по типу.

Контроль прогресса. Если вы создали в проекте задачи, то по ним можно указывать степень реализации задачи (% выполнения).

В первую очередь применение ментальных карт удобно для планирования содержания работ (первые 3 шага). На данном этапе проекта очень важно качественно проработать основную идею. Причем желательно объединить богатый креатив, с четкостью полученного результата. В нашей практике был случай, когда  потенциальный клиент попросил провести переговоры не через день, как мы договорились, а через час. Наша сторона, естественно, была не готова обсуждать детально содержание проекта, ведь мы рассчитывали посвятить еще день подготовке. Но перенести встречу уже не получалось. Поэтому 2 консультанта сели в отдельном помещении с ноутбуком и стали интенсивно набрасывать ментальную карту проекта. Направлениями мозгового штурма стали: заказчик проекта, ситуация на его предприятии, выгоды от проекта, внедряемые инструменты-принципы, этапы проекта, варианты презентации проекта заказчику, примеры успешных проектов. Первые 2 шага описанного выше процесса были выполнены за 30 минут и в результате получено около сотни элементов предполагаемого проекта.

Карта была распечатана для участников встречи, на которой с заказчиком были проговорены все элементы. В итоге оставлены только те, которые соответствовали его потребностям (около 25%), некоторые элементы переформулированы.

На основе полученной карты было сформулировано техническое задание по консалтинговому проекту и успешно реализован проект по направлению совершенствование процессов.

К основным достоинствам данного инструмента можно отнести:
- наглядность промежуточных и итоговых результатов группового обсуждения;
- удобство проверки полноты картины;
- легкость манипулирования элементами проекта;
- большая гибкость при форматировании;
- возможность автоматизации управления небольших проектов.

И не забывайте, что ментальные карты можно использовать для массы задач, за рамками управления проектами.

Главный консультант (направление совершенствование процессов)
Константин Тютюнов