«Лекс»

Организация работы управляющей компании с договорами при помощи «КУБа»

Согласно Жилищному кодексу РФ при выборе общим собранием собственников помещений в доме управляющей организации с каждым собственником помещения в таком доме заключается договор управления.

Эффективно организовать работу с договорами управляющей компании поможет информационная система «КУБ: Управление жилыми домами» («КУБ: УЖД»).

Для решения данной задачи в системе существует приложение «Договоры» (рис. 1). Оно хранит общую информацию о договоре, а также перечень услуг, предоставляемых в рамках конкретного договора.

Рис. 1.  Окно приложения «Договоры»

Процедура занесения нового договора очень проста. Работа с «КУБ: УЖД» осуществляется путем выбора команд в горизонтальном меню или путем нажатия кнопок-пиктограмм. Так, при нажатии кнопки ДОБАВИТЬ ДОГОВОР Вам будет предложено выбрать необходимый вариант договора: с физическим или юридическим лицом.

Информационная система «КУБ: УЖД» состоит из нескольких приложений. Все они взаимосвязаны. Заносимые в любое приложение данные хранятся на сервере предприятия и являются доступными при работе с другими приложениями. Так, двойным щелчком в поле ЗАКАЗЧИК вызывается приложение «Жильцы: физические лица» (Рис. 2.), откуда Вы можете выбрать фамилию нужного жильца. В поле ОБЪЕКТ при этом автоматически отразится информация об объекте жилья выбранного Вами собственника.

Такая организация работы системы позволяет экономить время на внесении сведений. Пользователю нужно лишь регулярно обновлять данные. Сделать это можно путем нажатия одной кнопки.

Рис. 2. Окно приложения «Жильцы: физические лица»

Поле РЕГ. № приложения «Договоры» предназначено для занесения информации о номере договора в соответствие с принятой в организации системой учета и нумерации договоров. Поля ДАТА СОСТАВЛЕНИЯ, ДАТА ВСТУПЛЕНИЯ, ДАТА ЗАКРЫТИЯ нужны для занесения информации о датах составления договора, вступления его в силу (если отличается), а также дате окончания срока действия договора (заносится постфактум).

В поля ПЕРИОД ОПЛАТЫ и ЕД.ПЕРИОДА заносится информация о периодичности предоставления услуг по данному договору. По умолчанию предлагается вариант ежемесячного предоставления услуг.

В правой нижней рабочей области отображается информация об услугах, которые были назначены (выбраны) для объекта жилья, где проживает данный собственник. Вы можете корректировать данный перечень, удаляя и добавляя услуги с помощью перехода в «Справочник услуг» (Рис. 3).

Рис. 3. Окно «Справочник услуг»

После сохранения информации о новом договоре, в правой нижней рабочей области Вы можете посмотреть характеристики той или иной услуги по данному договору, вызвав справочник «Значение характеристик услуги» на дополнительной панели инструментов (Рис. 1, 4).

Рис. 4. Окно справочника «Значение характеристик услуги»

Кроме того, в приложении «Договоры» у Вас есть возможность ведения журнала учета предоставления услуги. В окне «Журнал учета услуг» Вы можете с помощью дат указать период, в котором данная услуга не предоставлялась, а также причину ее непредоставления (Рис. 5).

Рис. 5. Окно «Журнал учета услуги N»

Из приложения «Договоры» посредством нажатия соответствующей кнопки на основной панели инструментов можно перейти в приложение «Заявки» (Рис. 6). Это приложение предназначено для сбора и обработки информации об оказанных «разовых» услугах, которые может оказывать Ваша организация. Например, вывоз строительного мусора при ремонте квартиры и т.п.

Рис. 6. Окно приложения «Заявки»

Для занесения новой заявки диспетчер или другой уполномоченный сотрудник добавляет новую позицию. В поле ПРИНЯТА заносится дата получения заявки. По умолчанию предлагается текущая дата. В поле НА УСЛУГУ указывается услуга, на которую поступила заявка (выбирается из «Справочника услуг»). В поле ПО ДОГОВОРУ указывается действующий договор, в рамках которого предусмотрено оказания данной услуги или заносится новый договор. В поле АДРЕС автоматически отображается информация об объекте жилья по указанному договору. В поле СТОИМОСТЬ Вы можете указать общую стоимость работ по данной заявке.

После выполнения заявки в поле ИСПОЛНЕНО проставляется дата выполнения. В поле ОПЛАЧЕНО Вы можете указывать дату оплаты заказчиком работ по данной заявке.

Благодаря приложению ЗАЯВКИ у управляющих компаний появляется возможность облегчить работу по сбору и обработке информации по оказанию не постоянных (разовых) услуг.

Таким образом, пользуясь приложением «Договоры» информационной системы «КУБ: УЖД», Вы сможете:

• просматривать информацию по заключенным договорам;
• редактировать договоры и удалять их из базы данных;
• добавлять собственные примечания к договорам;
• фиксировать заявки заказчика на предоставление услуги;
• вести журнал фактического оказания услуг.

Получить более подробную информацию по работе системы, вопросам ее приобретения и установки Вы можете, обратившись к специалистам консалтинговой группы «Лекс».