«Лекс»

Учет расходов на длительную командировку

Ситуация:

В связи с открытием новой экспедиции работник Общества был направлен в командировку для организации производства инженерных изысканий и оформления документов.

В командировке он находился более 50 дней, хотя срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени на проезд. В авансовый отчет работник включает проездные билеты и суточные за каждый день.

Вопрос:

Как правильно оформить данную командировку и провести по бухгалтерскому и налоговому учету?

Ответ аудитора:

По ст.166 Трудового кодекса РФ командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя фирмы для выполнения того или иного поручения вне места его постоянной работы. Никаких ограничений по срокам командировки Кодекс не содержит. Поэтому в такой ситуации нужно руководствоваться Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

В этом документе установлен максимальный срок командировки (40 дней).

Временное же направление работника для выполнения работы на объекте, находящемся вне места постоянной работы, на срок более 40 дней является не служебной командировкой, а рассматривается как временный перевод в другую местность с выплатой компенсаций, предусмотренных законодательством. А при переводе работника его переезд в данную местность не будет являться командировкой и соответственно расходы по проезду и суточные ему не возмещаются. Что на наш взгляд не выгодно для предприятия. Так как статьей 169 ТК РФ предусмотрено, что при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества, расходы по обустройству на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

По нашему мнению существует следующий выход из сложившейся ситуации.

Если в силу производственной необходимости срок командировки требуется увеличить, то это может быть оформлено новой командировкой.

Командировку в данном случае можно разбить на две части: на 40 и 10 дней, при этом сотруднику не обязательно возвращаться из командировки хотя бы день, в день, ведь ни в Трудовом кодексе, ни в Инструкции № 62 такая обязанность за организациями не закреплена. Поэтому если сотруднику выписано два командировочных удостоверения, то по прошествии 40 дней надо «закрыть» первое из них, то есть поставить дату и печать той организации, в которую он прикомандирован. А на следующий день «открыть» второе удостоверение. Таким образом, формально Вы выполнили требования пункта 4 Инструкции № 62.

Что касается проездных документов, то в случае отправления работника в пункт назначения, при составлении авансового отчета за первые 40 дней, к нему необходимо  приложить проездной документ к месту командирования.

К окончательному авансовому отчету предоставляемого при приезде работника следует приложить проездной документ к постоянному месту работы.

В данном случае все расходы по авансовому отчету будут включены в состав себестоимости и правомерно будут уменьшать налогооблагаемую базу налога на прибыль. 

В случае если отдельные командировочные удостоверения на 40 и 10 дней не будут оформлены, расходы для целей определения налогооблагаемой прибыли, связанные с пребыванием работника предприятия вне места основной работы более 40 дней, не могут быть квалифицированы как командировочные расходы.

Аналогичного подхода к определению срока служебной командировки придерживаются и налоговые органы. Так, например, в Письме УМНС России по г. Москве от 26 августа 2002 г. № 26-12/39355. 

В данном случае в учете предприятия будут отражены записи:

Таким образом, с целью отнесения командировочных расходов на расходы при исчислении налога на прибыль в полном объеме, рекомендуем документально разбить командировку на 2 части 40 и 10 дней.

Смотрите все услуги по общему аудиту