«Лекс»

У кого (арендатора или арендодателя) хранятся первичные документы по расходам на ремонт арендованного помещения?

Ситуация:

Арендатор производит расходы на ремонт арендуемого помещения за счет и с согласия арендодателя.

Вопрос:

У кого должны храниться первичные документы (акты и счета-фактуры)?

Ответ аудитора:

По условиям договора аренды, арендатор производит ремонт помещения арендодателя, и арендодатель компенсирует эти расходы. Так как арендодатель несет расходы по ремонту, неотделимые улучшения  являются его собственностью и должны учитываться у него на балансе.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ  все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (смета подрядной организации).  Принять расходы в бухгалтерском учете по ремонту помещения арендодатель имеет право на основании первичных оправдательных документов (ст. 9 Закона о Бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ). Таким образом, учет объекта в бухгалтерском учете на 01 счет «Основные средства» производится на основании первичных документов (Форма КС-2 «Акт о приемке выполненных работ»).

Для принятия расходов организацией в налоговом учете необходимо руководствоваться нормами налогового законодательства. В соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ капитальные вложения в объекты основных средств в форме неотделимых улучшений арендованного имущества, произведенные арендатором с согласия арендодателя, признаются амортизируемым имуществом. Амортизационные отчисления в соответствии с п. 2 ст. 252 НК РФ входят в состав расходов, связанных с производством и реализацией. Расходами в налоговом учете признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, арендодатель может амортизировать в налоговом учете неотделимые улучшения только при наличии подтверждающих документов (акт приема-передачи выполненных работ).

Кроме того, договором аренды предусмотрено, что арендатор имеет право выполнить капитальный ремонт имущества с последующим зачетом понесенных затрат в счет арендной платы по договору при условии предоставления всех необходимых документов:

- проектно-сметная документация на проведение ремонта;

- договоры с подрядными организациями на проведение работ;

- акты приемки выполненных работ и финансовые документы, подтверждающие их оплату.

Таким образом, арендатор обязан передать все первичные документы по произведенным улучшениям помещения арендодателю, поскольку только они являются основанием для учета затрат арендодателем в бухгалтерском и налоговом учете. В случае отказа арендатора передать первичные документы, подтверждающие расходы по ремонту помещения, арендодатель вправе не компенсировать эти затраты (это следует из условий договора)