«Лекс»

Отражение расходов на ремонт (модернизацию, реконструкцию) объекта, в том числе по окончании отчетного года, при условии обеспечения выполнения работ агентом

Ситуация:

ЗАО «А» И ОАО «Б» в 2005г. заключили агентский договор, в котором ЗАО «А» обязуется по поручению и за счет ОАО «Б» совершать от своего имени за вознаграждение юридические и иные действия по обеспечению выполнения ремонтных работ Объекта (модернизация, реконструкция), в том числе монтаж пожарной сигнализации и оповещения, общестроительные работы.

Вопрос:

Как правильно отразить расходы по договору, если 2005г. закрыт, в действительности ремонтные работы включают в себя не только текущий ремонт, но благоустройство территории, монтаж и изготовление окон, монтаж пожарной сигнализации и т.д.?

Какие документы должны быть приложены кроме договора, счета-фактуры, акта выполненных работ?

Как отразить НДС?

Ответ аудитора:

В соответствии со ст.1108 ГК РФ в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При чем к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала, то есть подлинники расходных документов. Согласно п.1 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны в обязательном порядке оформляться оправдательными документами, служащими основанием для ведения бухгалтерского учета. Соответственно, для обоснованного включения в издержки принципала тех или иных расходов агента принципал должен иметь соответствующие первичные документы, подтверждающие характер и размер произведенных расходов. Они также необходимы и для налогового учета (ст.252 НК РФ).

Кроме того, сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами (п.4 ст.753 ГК РФ).

Таким образом, принципалу должны быть переданы все подлинные документы по сделкам, совершаемым агентом, в том числе договоры, акты, счета и иные первичные документы.

Что касается отражения расходов, если 2005г. уже закрыт, то необходимо указать следующее.

В настоящее время правила внесения исправлений в бухгалтерский учет и отчетность определены в Указаниях о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности (Приказ Минфина РФ от 22.07.2003г. № 67н).

Согласно п.11 Указаний в случаях выявления организацией неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления должны производиться записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены. При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который подготавливается к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность.

В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся.

Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (п.39 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998г. № 34н), также установлено, что изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествовавшим периодам (после ее утверждения), производятся в отчетности, составляемой за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных.

Следовательно, изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В данном случае все операции должны быть отражены в текущем году.

В налоговом же учете в соответствии с п.5 ст.272 НК РФ расходы на ремонт основных средств признаются в качестве расхода в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены, вне зависимости от их оплаты с учетом особенностей, предусмотренных ст.260 НК РФ. То есть, расходы на ремонт должны быть учтены в декабре 2005г., и в соответствии со ст.81 НК РФ в налоговый орган необходимо представлять уточненные налоговые декларации.

А расходы капитального характера, увеличивающие стоимость основных средств, учитываются в обычном порядке.

Необходимо также отметить, что агент обеспечивает выполнение ремонтных работ, причем с целью правильного отражения данных расходов в бухгалтерском и налоговом учете к договору необходимо прикладывать сметы и дефектную ведомость (подтверждение необходимости проведения ремонта). Если же часть ремонтных работ будет признана реконструкцией или модернизацией, то они будут увеличивать стоимость основного средства (п.2 ст.257 НК РФ).

Так как в рамках данного договора имеют место расходы по ремонту и расходы по модернизации, реконструкции, то налогообложение НДС будет так же отличным.

Согласно п.1 ст.169 НК РФ и п.1 ст.172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст.171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), и документов, подтверждающих фактическую уплату сумм НДС. Вычетам подлежат только суммы НДС, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг), после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг) при наличии соответствующих первичных документов.

Таким образом, для осуществления вычета сумм НДС, предъявленных налогоплательщику контрагентами по товарам (работам, услугам), должны быть соблюдены все необходимые условия: товары (работы, услуги) оплачены, приняты к учету, имеется счет-фактура с выделенной суммой НДС. При этом НК РФ не ставит в зависимость право покупателя товаров (работ, услуг) на принятие к вычету сумм НДС, уплаченных им поставщикам товаров (работ, услуг), от очередности выполнения указанных выше условий.

Следовательно, право на вычет уплаченной суммы НДС возникает у налогоплательщика не ранее того налогового периода, в котором все указанные выше условия выполнены.

Что касается отражения счетов-фактур в книге покупок, то необходимо отметить следующее.

Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС (п.8 Постановления Правительства РФ от 02.12.2000г. № 914) определено, что счета-фактуры, полученные от продавцов, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Таким образом, заполнение книги покупок осуществляется путем регистрации полученных от продавцов счетов-фактур в хронологическом порядке (не ранее налогового периода, в котором покупатель получил счет-фактуру) при условии оприходования и оплаты приобретенных товаров (работ, услуг).

Соответственно, при ремонте основного средства «входной» НДС может быть возмещен в момент получения счета-фактуры и при выполнении перечисленных выше условий.

Согласно п.5 ст.172 НК РФ по работам связанным с модернизацией (дооборудованием, реконструкцией) основных средств производственного назначения и осуществляемым за счет капитальных вложений, суммы НДС, уплаченные организацией при приобретении работ, в том числе материалов и оборудования, включенных в стоимость таких работ, увеличивающих балансовую стоимость основных средств, принимаются к вычету после включения затрат по реконструкции, модернизации основных средств в стоимость этих основных средств (т.е. с началом начисления амортизации по объекту от новой стоимости).

Таким образом, если отчетность уже утверждена в установленном порядке, расходы по ремонту необходимо отразить в бухгалтерском учете в текущем периоде, а расходы капитального характера увеличат стоимость основного средства, при наличии подлинных экземпляров первичных документов, а также дефектных ведомостей и смет. «Входной» НДС возмещается в момент получения счета-фактуры, при соблюдении остальных условий, предусмотренных ст.171, ст.172 НК РФ. А по работам капитального характера НДС может быть возмещен после включения затрат по реконструкции в стоимость основных средств (т.е. с момента начисления амортизации по объекту от новой стоимости).