«Лекс»

Хит-парад ошибок. Курьезы в учете расходов на арендованное имущество

На этот раз для рейтинга ошибок мы выбрали операции, связанные с арендой имущества. Специалисты аудиторских и консалтинговых компаний указали на огрехи в налоговом учете арендаторов.

ОШИБКА ПЕРВАЯ: отсутствует акт приема-передачи имущества

Заключив договор аренды, стороны могут счесть, что данный документ подтверждает и факт передачи имущества. Поэтому часто забывают составить акт приема-передачи имущества.

Однако в договоре стороны фиксируют лишь намерения сторон. При отсутствии такого акта факт передачи имущества считается не подтвержденным. Если при этом арендатор не сможет предоставить и акты по аренде, которые Минфин России признал необязательными*, то расходы в виде арендной платы на основании статьи 252 НК РФ могут быть признаны документально не подтвержденными. В этом случае налоговики могут выявить недоимку по налогу на прибыль, а также исчислить штрафы и пени.

ОШИБКА ВТОРАЯ: дополнительные соглашения к договору долгосрочной аренды помещения не зарегистрированы

Аудиторы указывают, что, изменяя условия долгосрочной (от года и более) аренды помещения, стороны часто не регистрируют такие изменения. Это приводит к тому, что договор аренды продолжает действовать в первоначальном виде (п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 16.02.01 № 59). Если эти изменения касались увеличения арендной платы, то без регистрации дополнительного соглашения, сумма увеличения не будет экономически обоснованной. В результате компания-арендатор неправомерно занизит налогооблагаемую прибыль, что может повлечь недоимку, штрафы и пени.

Чтобы избежать госрегистрации дополнительных соглашений, специалисты аудиторских и консалтинговых компаний рекомендуют заключать сам договор аренды на срок менее года или на неопределенный срок. Данные договоры, а также изменения к ним, не подлежат государственной регистрации (п. 11 информационного письма Высшего арбитражного суда от 16.02.01 № 59).

ОШИБКА ТРЕТЬЯ: арендатор производит капитальный ремонт за свой счет

Одна из распространенных ошибок заключается в том, что арендатор уменьшает налогооблагаемую прибыль на стоимость капитального ремонта в то время, как обязанность его проводить в договоре аренды не закреплена. Аудиторы отмечают, что капитальный ремонт может производить арендатор за свой счет только в том случае (за исключением экстренных ситуаций), если это предусмотрено договором аренды (п. 1 ст. 616 ГК РФ). Иначе расходы арендатора не являются экономически обоснованными (п. 49 ст. 270 НК РФ).

Если такой ремонт был произведен, то следует внести изменения в договор аренды, заключив дополнительное соглашение. В нем необходимо указать, что действие соглашения распространяется на период проведения капитального ремонта (п. 2 ст. 425 ГК РФ).

ОШИБКА ЧЕТВЕРТАЯ: арендатор продолжает амортизировать неотделимые улучшения после заключения нового договора аренды

Специалисты отмечают, что при проверках часто встречается такая ошибка: стороны заключают договор аренды помещения на срок 11 месяцев, а затем заключают новый, но при этом арендатор продолжает амортизировать неотделимые улучшения. Заключение новых договоров позволяет их не регистрировать (п. 2 ст. 651 ГК РФ). Однако в этом случае арендатор теряет право уменьшать налоговую базу на сумму амортизационных отчислений, что не допускает пункт 1 статьи 258 Налогового кодекса. Налоговики могут признать данные расходы неправомерными.

Во избежание претензий налоговых органов, сторонам следует пролонгировать первоначальный договор, а не заключать новый. В такой ситуации арендатор имеет право продолжать амортизировать произведенные им неотделимые улучшения (письмо Минфина России от 28.08.06 № 03-03-04/1/640).

ОШИБКА ПЯТАЯ: договор субаренды заключен без разрешения собственника

Часто аудиторы сталкиваются с таким нарушением, когда у компании-субарендатора отсутствуют документы, подтверждающие разрешение собственника помещения на сдачу его в субаренду. При отсутствии согласия договор субаренды может быть признан ничтожным в соответствии со статьей 168 Гражданского кодекса (к примеру, постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 21.06.06 № А82-359/2005-9). В случае недействительности такого договора налоговые органы могут признать расходы субарендатора необоснованными, что может повлечь начисление штрафов и пеней.

Таким образом, при заключении договора субарендатору необходимо получить документальное подтверждение, что собственник помещения согласен на субаренду.

В опросе, проведенном «УНП», участвовали специалисты компаний ЗАО «ФИН-АУДИТ», ЗАО «АФ «АудитСибМаш», ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало», (письма без адресов)